Geschrieben am 23.02.2024 von:
Julia Hohage
Legal Consultant | Diplom-Wirtschaftsjuristin (FH)
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In unserem letzten Beitrag sind wir darauf eingegangen, welche Gefahren KI für dein Unternehmen mit Blick auf den Schutz von Geschäftsgeheimnissen birgt. Dabei ging es unter anderem darum, welche Geschäftsgeheimnisse von Arbeitnehmenden bei der Nutzung von KI-Systemen möglicherweise offengelegt werden und welche Vorkehrungen erforderlich sind, um dies zu vermeiden. Apropos Arbeitnehmende: Was ist eigentlich beim Einsatz von KI-Systemen und KI-Komponenten im Personalbereich zu beachten, besonders beim Datenschutz? Darum geht es in diesem Beitrag.
Längst ist KI im Personalbereich angekommen: Entlang der gesamten HR-Wertschöpfungskette finden sich zahlreiche Produkte und Lösungen am Markt, die Entlastung von HR-Mitarbeitenden und Erfolg im hart umkämpften Wettbewerb um Fach- und Führungskräfte versprechen. Ob Chatbots, die Fragen zu ausgeschriebenen Stellen und zum Unternehmen beantworten, Tools zur Auswahl und Analyse von Bewerbungen, Gamification bei Bewerbungsverfahren und Personalentwicklung, Analyse-Tools oder administrative Unterstützung – die Möglichkeiten scheinen so vielfältig wie nie zuvor.
Aber ist das überhaupt alles erlaubt? Und wie verhält es sich dabei mit dem Datenschutz?
Zunächst ist dringend zu empfehlen, die relevanten Compliance-Risiken vor dem Einsatz von KI-Systemen und KI-Komponenten zu identifizieren und während des gesamten Lebenszyklus zu berücksichtigen. Dies umfasst nicht nur den Datenschutz, sondern auch Themen wie Informationssicherheit, Urheberrecht oder Geheimnisschutz. Kommt dir bekannt vor? Davon handelten die letzten Beiträge unserer KI-Reihe (die du übrigens in unserem Blog nachlesen kannst). Außerdem musst du besonders bei KI-Lösungen im Personalbereich darauf achten, den Betriebsrat mit einzubeziehen.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht bedarf es grundsätzlich einer Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen. Im Personalbereich werden personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Arbeitnehmenden verarbeitet, also finden die Regelungen des Beschäftigtendatenschutzes Anwendung. Bei der Prüfung der einschlägigen Rechtsgrundlage ist jedoch Vorsicht geboten: Zum einen besteht seit einem Urteil des EuGH im letzten Jahr eine gewisse Rechtsunsicherheit, welche Rechtsgrundlage im Beschäftigtendatenschutz jeweils Anwendung findet (ausführlich dazu im Beitrag „Prognosen und Trends im Datenschutz“ der MORGENSTERN consecom GmbH), zum anderen scheidet die Einwilligung in der Regel mangels echter Freiwilligkeit aus. Der Gesetzgeber arbeitet derzeit an einer Neuregelung des Beschäftigtendatenschutzes, darüber halten wir dich in unserem Newsletter und über unseren Blog auf dem Laufenden.
Nicht nur die Rechtsgrundlage ist zu prüfen, auch die weiteren Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 5 DS-GVO sind umzusetzen. So spielt zum Beispiel der Grundsatz der Transparenz beim Einsatz von KI eine wichtige Rolle. Das bedeutet, dass gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern sowie Arbeitnehmenden unter anderem die Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DS-GVO erfüllt werden müssen. Insbesondere beim Bewerbungsverfahren ist das Recht auf eine nicht-automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DS-GVO zu beachten. Schon beim Design von KI-Systemen oder KI-Komponenten sind datenschutzfreundliche Technikgestaltung und Voreinstellungen im Sinne des Art. 25 DS-GVO zu gewährleisten. Bei hohem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ist vor dem Einsatz der KI-Systeme und KI-Komponenten möglicherweise eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DS-GVO erforderlich. Schließlich muss die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aus Gründen der Nachweisbarkeit (Stichwort: Rechenschaftspflicht) dokumentiert werden.
Der Datenschutz ist jedoch nicht nur wegen der Compliance so wichtig: Nur wenn die Daten der Bewerber*innen und Arbeitnehmenden geschützt sind, werden diese sich auf KI-Anwendungen einlassen und nur dann können diese ihren Nutzen voll entfalten. Insofern schafft Datenschutz Vertrauen – nicht nur in die eingesetzten KI-Systeme, sondern auch in den (potenziellen) Arbeitgeber.
Du möchtest die Möglichkeiten nutzen, die KI im Personalbereich oder an anderer Stelle im Unternehmen bietet? Wir unterstützen dich gerne dabei. Komm einfach auf uns zu!