Geschrieben am 15.09.2023 von:
Lars Lange
Rechtsanwalt | Fachanwalt für Vergaberecht
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Die mit der letzten Vergaberechtsreform eingeführten Regelungen zur elektronischen Vergabe (E-Vergabe) sollten eine Vereinfachung der Vergabeverfahren bewirken. Während die E-Vergabe durchaus einige Vorteile bietet, wirft sie zugleich jedoch auch immer wieder neue Rechtsfragen auf, die zu Problemen sowohl auf Seiten der Auftraggeber als auch bei den Bietern führen.
In der Folge sollen drei aktuelle Entscheidungen zusammenfassend dargestellt werden, um eine Orientierung zur rechtssicheren Gestaltung von bzw. Teilnahme an Vergabeverfahren zu bieten. Falls du weitere Fragen oder Bedenken hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind jederzeit gerne für dich da, um dir weiterzuhelfen!
Keine Nachforderung von Unterlagen per E-Mail bei Nutzung einer Vergabeplattform (VK Sachsen, Beschluss vom 14.04.2023 – 1/SVK/003-23)
In einem von der VK Sachsen zu entscheidenden Fall hatte ein Auftraggeber vorgegeben, dass sämtliche Kommunikation in einem Vergabeverfahren über die digitale Vergabeplattform erfolgen sollte. Der Auftraggeber forderte dann jedoch fehlende Unterlagen nicht über die Vergabeplattform, sondern per E-Mail nach. Hiergegen wendete sich ein Bieter. Die VK Sachsen entschied, dass der Auftraggeber sich im Wege einer Selbstbindung daran festhalten lassen muss, wenn er vorgegeben hat, dass sämtliche Kommunikation über die Vergabeplattform erfolgen soll. Eine nachträgliche stillschweigende Änderung dieser Selbstbindung, beispielsweise durch Versendung eines fristgebundenen Nachforderungsschreibens per E-Mail, sei ausgeschlossen. Auftraggeber müssen demnach streng darauf achten, ihre eigenen Vorgaben zur Kommunikation einzuhalten.
Der Auftraggeber bestimmt die einzureichenden Dateiformate (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.08.2022 – Verg 54/21)
Das OLG Düsseldorf hatte eine Konstellation zu bewerten, in der ein Auftraggeber vorgegeben hatte, dass bestimmte Dateien im sog. „GAEB-Format“ eingereicht werden mussten. Ein Bieter hatte diese Vorgabe nicht eingehalten, weshalb sein Angebot ausgeschlossen wurde. Hiergegen wendete er sich mit einem Nachprüfungsantrag. Das OLG Düsseldorf entschied, dass der Auftraggeber bestimmt, in welchen Dateiformaten Angebote einzureichen sind. Wenn der Bieter die Forderung von Unterlagen in bestimmten Formaten für unverhältnismäßig halte, müsse er dies rechtzeitig rügen. Daher war der Angebotsausschluss vergaberechtskonform. Bieter sollten demnach stets die Anforderungen an das Angebot zu Beginn des Verfahrens sorgfältig prüfen und falls erforderlich Bieterfragen stellen bzw. eine Rüge einreichen.
Elektronische Angebotsabgabe in Textform setzt Erkennbarkeit des Bieters voraus (VK Westfalen, Beschluss vom 07.08.2023 – VK 1-22/23 (nicht bestandskräftig))
Schließlich hatte sich die VK Westfalen mit einem Fall zu beschäftigen, bei dem ein Bieter mit seinem Angebot nicht das unterschriebene Angebotsformblatt eingereicht hatte. Aus den weiteren Unterlagen ergab sich allerdings die Identität des Bieters. Fraglich war somit, ob der Bieter das Angebot wie gefordert „elektronisch in Textform“ eingereicht hatte. Die VK entschied, dass ein Angebot in Textform voraussetze, dass die Person des Erklärenden erkennbar und die Erklärung abgeschlossen sei. Für die Erkennbarkeit sei es gleichgültig, wo der Name des Erklärenden genannt wird. Neben der Nennung in einer Faksimile-Unterschrift sei es ebenso ausreichend, wenn sich die Erklärung aufgrund des (Brief-)Kopfes oder wegen ihres Inhalts einem konkreten Erklärenden zurechnen lässt. Von anderen Nachprüfungsinstanzen in anderen Bundesländern wird hingegen ein unterschriebenes Angebotsformular für die formgerechte Einreichung des Angebots vorausgesetzt (VK Baden-Württemberg, Beschl. v. 04.10.2022 – 1 VK 37/2). Bieter sollten daher stets darauf achten, die Vorgaben des Auftraggebers an die Form des Angebots genau zu erfüllen.