Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten

• Vermeidung negativer Auswirkungen auf Gesundheit und Arbeitsschutz
• Reduzierung von Fehlzeiten, Unfallrisiken und Erhalt der Leistungsfähigkeit
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeit

•  Zentrale Rolle beim Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (ArbZG)
•  Dokumentation von Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten für gesetzliche Anforderungen
•  Nachweis für Mindesturlaub, Höchstgrenze von Überstunden, relevante Informationen für Buchhaltung

•  Einhaltung von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, Arbeitsverträgen
• Überprüfung von Vertragserfüllung, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch

• Unterscheidung zwischen arbeitsschutzrechtlicher Arbeitszeit und vergütungspflichtiger Arbeitszeit (gemäß § 611a BGB)
•  Vergütungsregelungen gemäß Arbeits- oder Tarifvertrag beachten

•  Optimierung von Personalprozessen und Arbeitsplatzeinsatz
•  Verwaltung von Sachmitteln wie Schlüsseln
• Integration mit Zutrittskontrolle und anderen Personalmanagement-Systemen

•  Elektronische Erfassung ermöglicht Kennzahlen für Geschäftsführung (Produktivität, Fehlzeiten)
•  Informationen für Controlling und Vertrieb zur Kalkulation und Abrechnung
• An-/Abwesenheitsinformationen für die Telefonzentrale

• Die einzige konkrete Vorgabe, die der Referentenentwurf dazu bereithält, ist, dass die Zeiterfassung tagesaktuell und in elektronischer Form erfolgen muss.
• Im Übrigen sind Arbeitgeber hier in der Wahl der Systeme frei – auch bei der Erfassung von Zeiten außerhalb des Büros, z.B. im mobilen Arbeiten oder auf Dienstreisen.
• Insbesondere schreibt der Entwurf des BMAS explizit keine bestimmte „Art der elektronischen Aufzeichnung“ vor; hierzu heißt es im Entwurf: „Neben den bereits gebräuchlichen Zeiterfassungsgeräten kommen auch andere Formen der elektronischen Aufzeichnung mit Hilfe von elektronischen Anwendungen wie Apps auf einem Mobiltelefon oder die Nutzung herkömmlicher Tabellenkalkulationsprogramme in Betracht.“.
• Heißt im Ergebnis: auch eine Zeiterfassung über Excel wäre ausreichend.
• Nicht erlaubt jedoch sind Aufzeichnungen, die erst im Anschluss digitalisiert werden, wie beispielsweise das Einscannen von zuvor schriftlich auf Papier erfassten Arbeitszeiten oder die Erfassung von Arbeitszeiten in Papierform und der anschließende Nachtrag in ein elektronisches System. -> Das wäre lediglich eine elektronische Archivierung, keine elektronische Erfassung von Arbeitszeiten.

Ein weiteres Beispiel findet sich in der Begründung des BMAS zum Referentenentwurf:

• Explizit als zulässig gewertet werden auch Formen der „kollektiven Arbeitszeiterfassung“ (wie er es nennt) durch die Nutzung und Auswertung elektronischer Schichtpläne.
• Da es jedoch darum geht, die tatsächliche Arbeitszeit (nicht nur die geplante) zu erfassen, steht diese Option unter der Voraussetzung zur Verfügung, dass
  • sich aus dem Schichtplan für die einzelne Arbeitnehmerin und den einzelnen Arbeitnehmer Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ableiten lassen und
  • Abweichungen von den im Schichtplan festgelegten Arbeitszeiten, z. B. Urlaub, Fehlzeiten und zusätzliche Arbeitszeiten, gesondert elektronisch erfasst werden.
• Hinweis: das ist das, was der derzeitige Referentenentwurf vorsieht.
  • Zur verpflichtenden Formvorgabe gab es jedoch schon zahlreiche kritische Stimmen aus der Wirtschaft und der Opposition (v. a. aus der CDU/CSU).
  • Es ist daher nicht auszuschließen, dass die Vorgabe der elektronischen Form, die so weder vom EuGH noch vom BAG gefordert wurde, letztlich doch noch gekippt wird.

• Von der Pflicht, die Aufzeichnung bereits am selben Tag („am Tag der Arbeitsleistung“) vorzunehmen, kann nur per Tarifvertrag oder aufgrund eines TV in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung abgewichen werden.
• Die Aufzeichnung muss dann spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen.
• Auch hierzu gab es kritische Stimmen – auch dazu könnte es im weiteren Gesetzgebungsverfahren Nachverhandlungen und Änderungen geben.

•  Ja davon gehen wir aus. Es kommt jedoch darauf an, was man darunter versteht.
•  Nach dem Willen des BMAS ist der Entwurf geeignet, weiterhin Vertrauensarbeitszeit im Betrieb zu vereinbaren und zu ermöglichen.

Was geregelt ist zu dem Thema findet sich in Absatz 4:

• „Wenn die Aufzeichnung nach Abs. 2 Satz 1 durch den Arbeitnehmer erfolgt und der Arbeitgeber auf die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichtet, hat er durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden.“
• Vertrauensarbeitszeit als Begriff wurde nicht in den Gesetzesentwurf aufgenommen, sondern nur in dessen Begründung mit Verweis auf diesen Absatz 4.
• Arbeitszeiterfassungspflicht besteht auch hier.
• Keine Kontrollpflicht des Arbeitgebers – das steht explizit im Gesetzesentwurf.
• Aber: Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass ihm Verstöße gegen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes über die Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden. Ein solches Bekanntwerden von Verstößen kann z. B. durch die entsprechende Meldung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems erfolgen.
• Auch bei „Vertrauensarbeitszeit“ hat der Arbeitgeber die Aufzeichnungen der gesamten Arbeitszeit seiner Beschäftigten mindestens zwei Jahre aufzubewahren, um sie etwa für aufsichtsbehördliche Prüfungen, in einem arbeitsgerichtlichen Verfahren oder auf Verlangen des Betriebsrates vorlegen zu können.

• Auch einigen Stellen hat der deutsche Gesetzgeber schon in der Vergangenheit eine Arbeitszeiterfassungspflicht gesetzlich geregelt
  • z. B. für Beschäftigungen im Straßentransport in § 21a Abs. 7 ArbZG,
  • in bestimmten Branchen nach § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG), etc.
• Die neuen Regelungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit nach § 16 ArbZG stehen neben diesen Aufzeichnungspflichten.
  • Die Arbeitszeitaufzeichnungspflichten aus dem ArbZG und Gesetzen sind weiterhin unabhängig voneinander zu erfüllen und werden unabhängig voneinander kontrolliert.
  • Natürlich ist es sinnvoll, Aufzeichnungen zu führen, die den Anforderungen verschiedener Rechtsgrundlagen genügen.
• Außerdem sind vor allem datenschutz- und kollektivarbeitsrechtliche Vorschriften zu beachten.

•  Durch wen kann die Arbeitszeit erfasst werden?
  • Durch Arbeitnehmer selbst.
  • Durch den Arbeitgeber.
  • Durch einen Dritten.
•  In jedem Fall bleibt der Arbeitgeber für eine ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.
• Der Arbeitgeber soll durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden z.B durch die Dokumentationspflicht.

• Die Erfassungspflicht gilt schon: man kann sich also nicht früh genug mit dem Thema auseinandersetzen, auch wenn es aktuell so aussieht, dass es mindestens eine einjährige Umsetzungsfrist für die elektronische Form geben soll.
• Wichtig ist, sich bewusst zu machen, dass es sich bei der Zeiterfassung um ein sensibles Thema handelt. Voraussetzung ist die Auswahl eines vertrauenswürdigen externen Anbieters. Das angebotene System sollte einen sorgfältigen und sicheren Umgang mit den erhobenen Daten gewährleisten. Stichwort: „Totalüberwachung“.
• Kernfrage: Was soll erreicht werden mit dem Erfassungssystem?
• Das ideale System weist sich sicher dadurch aus, dass es komfortabel in der Anwendung ist und gleichzeitig ein hohes Datenschutzniveau bietet.
• In jedem Fall sollte der*die Datenschutzbeauftragte rechtzeitig einbezogen bzw. datenschutzrechtlicher Rat eingeholt werden: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und müssen entsprechend geschützt werden!